Prozess · Rechnungen und Zahlungen

Rechnungen und Zahlungen: Vliegwiel ordnet zu, Ihr Team prüft

Eingangsrechnungen erfassen, einer Bestellung zuordnen, Zahlungen mit offenen Posten abgleichen und Zahlungserinnerungen verschicken. Diese Arbeit kommt jede Woche wieder und lässt wenig Raum für Fehler. Vliegwiel macht die Vorarbeit, Ihr Team entscheidet im Zweifel.

Was Vliegwiel übernimmt

  • Liest Eingangsrechnungen aus E-Mails oder Uploads und erfasst Lieferant, Beträge, Mehrwertsteuer und Referenzen.
  • Ordnet die Rechnung der Bestellung oder dem Wareneingang zu und meldet Differenzen.
  • Gleicht Kontobewegungen mit offenen Rechnungen ab.
  • Bereitet Zahlungserinnerungen nach Ihren Fristen und in Ihrem Ton vor.

Was bei Ihrem Team bleibt

  • Freigabe von Zahlungen und von Rechnungen, die von der Bestellung abweichen.
  • Rücksprache mit Lieferanten und Kunden bei Differenzen.
  • Die Entscheidung, wann aus einer Erinnerung ein Anruf wird.

So läuft eine Rechnung (Beispiel der Arbeitsweise)

  1. VliegwielEin Lieferant schickt eine Rechnung per E-Mail. Vliegwiel liest sie ein und sucht die zugehörige Bestellung.
  2. VliegwielDer Betrag liegt über der Bestellung. Vliegwiel legt die Rechnung mit markierter Differenz vor.
  3. Ihr TeamIhr Kollege sieht, dass zusätzliche Frachtkosten berechnet wurden, ruft den Lieferanten an und gibt die Rechnung frei.
  4. VliegwielVliegwiel bucht die Rechnung und stellt sie zum Fälligkeitsdatum zur Zahlung bereit.

E-Rechnung

Immer mehr Rechnungen kommen strukturiert an, zum Beispiel über Peppol. In Belgien ist das zwischen Unternehmen seit dem 1. Januar 2026 Pflicht, in Deutschland müssen Unternehmen seit 2025 E-Rechnungen empfangen können. Strukturierte Rechnungen erleichtern die Arbeit von Vliegwiel, aber PDF und Papier bleiben vorerst. Vliegwiel kommt mit beidem zurecht.

Häufige Fragen

Bucht KI Rechnungen, ohne dass jemand prüft?

Nur wenn Sie das vereinbaren, etwa bei festen Lieferanten, deren Rechnung genau zur Bestellung passt. Abweichungen gehen immer an Ihr Team.

Kann Vliegwiel Zahlungserinnerungen verschicken?

Ja. Es bereitet Erinnerungen nach Ihren Fristen und in Ihrem Ton vor. Ob sie automatisch rausgehen oder erst geprüft werden, entscheiden Sie.

Funktioniert es mit meiner Buchhaltungssoftware?

Die meisten gängigen Buchhaltungsprogramme haben eine Schnittstelle. Im Prozess-Check prüfen wir das für Ihr Programm.

Neugierig, was Vliegwiel bei Ihnen übernehmen kann?

Im kostenlosen Prozess-Check schauen wir Ihrem Team einen halben Tag zu. Sie erhalten einen kurzen Plan: was Vliegwiel übernehmen kann und was es Ihrem Team bringt.

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