Facturen en betalingen: het vliegwiel matcht, je team controleert
Inkoopfacturen inlezen, koppelen aan een order, betalingen matchen met openstaande posten en herinneringen versturen. Het is werk dat elke week terugkomt en weinig ruimte laat voor fouten. Het vliegwiel doet het voorwerk, je team beslist bij twijfel.
Wat het vliegwiel doet
- Leest inkoopfacturen uit mail of een upload en haalt leverancier, bedragen, btw en referenties eruit.
- Koppelt de factuur aan de inkooporder of de ontvangst, en meldt verschillen.
- Matcht bankmutaties met openstaande facturen.
- Zet betalingsherinneringen klaar volgens jouw termijnen en toon.
Wat bij je team blijft
- Goedkeuren van betalingen en facturen die afwijken van de order.
- Overleg met leveranciers en klanten over verschillen.
- Beslissen wanneer een herinnering een telefoontje moet worden.
Zo loopt een factuur (voorbeeld van de werkwijze)
- VliegwielEen leverancier mailt een factuur. Het vliegwiel leest hem in en zoekt de bijbehorende inkooporder.
- VliegwielHet bedrag ligt hoger dan de order. Het vliegwiel zet de factuur klaar met het verschil gemarkeerd.
- Je collegaJe collega ziet dat er extra vrachtkosten zijn gerekend, belt de leverancier en keurt de factuur goed.
- VliegwielHet vliegwiel boekt de factuur en zet hem klaar voor betaling op de vervaldatum.
E-facturatie
Steeds meer facturen komen gestructureerd binnen, bijvoorbeeld via Peppol. In België is dat voor facturen tussen bedrijven verplicht sinds 1 januari 2026. Gestructureerde facturen maken het werk van het vliegwiel eenvoudiger, maar pdf en papier blijven er voorlopig ook. Het vliegwiel kan met beide overweg.
Veelgestelde vragen
Boekt AI facturen zonder dat iemand meekijkt?
Alleen als jij dat afspreekt, bijvoorbeeld voor vaste leveranciers waarbij de factuur precies klopt met de order. Afwijkingen gaan altijd langs je team.
Kan het vliegwiel betalingsherinneringen sturen?
Ja. Het zet herinneringen klaar volgens jouw termijnen en toon. Of ze automatisch uitgaan of eerst langs iemand gaan, bepaal je zelf.
Werkt het met mijn boekhoudpakket?
De meeste gangbare boekhoudpakketten hebben een koppeling. In de procescheck kijken we of dat bij jouw pakket zo is.
Benieuwd wat het vliegwiel bij jou kan dragen?
In een gratis procescheck kijken we een dagdeel mee met je team. Je krijgt een kort plan: wat het vliegwiel kan overnemen en wat het je team opbrengt.
Plan een gratis procescheck