Planning en afspraken: het vliegwiel regelt het heen-en-weer
Een afspraak plannen kost vaak meer mails dan de afspraak zelf. Aanvragen komen binnen via mail, telefoon en formulier, en daarna volgen bevestigingen, herinneringen en wijzigingen. Het vliegwiel verzamelt de aanvragen en doet het heen-en-weer. Je team maakt de keuzes.
Wat het vliegwiel doet
- Verzamelt aanvragen uit mail en formulieren en zet ze op één plek.
- Stelt tijden voor op basis van je agenda of planbord.
- Stuurt bevestigingen, herinneringen en routebeschrijvingen.
- Verwerkt verzettingen en annuleringen en meldt gaten in de planning.
Wat bij je team blijft
- Keuzes als er meer vraag is dan capaciteit.
- Schuiven als iemand ziek is of een klus uitloopt.
- Afspraken met klanten die bijzondere wensen hebben.
Zo loopt een aanvraag (voorbeeld van de werkwijze)
- VliegwielEen klant vraagt via het formulier om een afspraak volgende week. Het vliegwiel stelt drie tijden voor die vrij zijn.
- VliegwielDe klant kiest een tijd. Het vliegwiel zet de afspraak in de agenda en stuurt een bevestiging.
- Je collegaEen monteur valt uit. Je collega beslist welke afspraken verschuiven.
- VliegwielHet vliegwiel mailt de betrokken klanten met een nieuw voorstel en verwerkt hun antwoorden.
Veelgestelde vragen
Werkt het met mijn agenda?
Met de meeste agenda- en planningssystemen, zoals Outlook, Google Agenda of een planbord met koppeling. In de procescheck kijken we wat jij gebruikt.
Kan het vliegwiel ook roosters maken?
Het kan beschikbaarheid verzamelen en een voorstel klaarzetten. De keuzes in een rooster blijven bij je team.
Benieuwd wat het vliegwiel bij jou kan dragen?
In een gratis procescheck kijken we een dagdeel mee met je team. Je krijgt een kort plan: wat het vliegwiel kan overnemen en wat het je team opbrengt.
Plan een gratis procescheck