Orderverwerking automatiseren, zonder je team kwijt te raken
Orders komen binnen per mail, als pdf, via de webshop of een klantportaal. Iemand typt ze over, controleert de klant en de prijs, en stuurt een bevestiging. Het vliegwiel neemt het overtypen en bevestigen over. Je team houdt de afwijkingen en het klantcontact.
Wat het vliegwiel doet
- Leest orders uit mail, pdf-bijlagen en webformulieren, ook als elke klant een eigen opmaak gebruikt.
- Herkent de klant en zoekt artikelnummers, prijzen en afleveradres op in je eigen systeem.
- Zet de order klaar of voert hem direct in, afhankelijk van wat je afspreekt.
- Stuurt de orderbevestiging en later de track-and-trace.
Wat bij je team blijft
- Afwijkingen: een levertijd die niet haalbaar is, een prijs die niet klopt, een artikel dat niet bestaat.
- Klantcontact over uitzonderingen, kortingen en nieuwe afspraken.
- De keuze wat het vliegwiel zelf mag afhandelen en wat eerst langs een mens moet.
Zo loopt een order (voorbeeld van de werkwijze)
- VliegwielEen klant mailt een bestelling als pdf. Het vliegwiel leest de regels, herkent de klant en vindt de artikelen.
- VliegwielEén artikel heeft een langere levertijd dan de klant vraagt. Het vliegwiel zet de order klaar en markeert die regel.
- Je collegaJe collega ziet de markering, belt de klant en spreekt een andere leverdatum af.
- VliegwielHet vliegwiel verwerkt de nieuwe datum, stuurt de bevestiging en maakt de factuur klaar.
- Je collegaJe collega geeft aan dat deze klant voortaan deelleveringen accepteert. Het vliegwiel neemt dat mee bij de volgende order.
Wat je nodig hebt
Een mailbox of portaal waar de orders binnenkomen, en een systeem waar ze in moeten: je ERP, boekhouding, webshop of een rekenblad. Veel pakketten hebben een koppeling (API). Waar die er niet is, kijken we samen naar een werkbare route. De gratis procescheck laat zien wat er bij jou kan.
Veelgestelde vragen
Kan AI mijn orderverwerking overnemen?
Het herhalende deel wel: orders lezen, invoeren en bevestigen. Afwijkingen in levertijd, prijs of artikel legt het vliegwiel voor aan je collega.
Werkt het ook met orders in verschillende formaten?
Ja. Het vliegwiel leest mails, pdf-bijlagen en formulieren, ook als elke klant een eigen opmaak gebruikt.
Voert het vliegwiel orders zelf in, of zet het ze klaar?
Dat spreek je af. Veel bedrijven beginnen met klaarzetten en laten het vliegwiel daarna steeds meer zelf invoeren.
Benieuwd wat het vliegwiel bij jou kan dragen?
In een gratis procescheck kijken we een dagdeel mee met je team. Je krijgt een kort plan: wat het vliegwiel kan overnemen en wat het je team opbrengt.
Plan een gratis procescheck