Prozess · Auftragsabwicklung

Auftragsabwicklung automatisieren, ohne Ihr Team zu verlieren

Aufträge kommen per E-Mail, als PDF, über den Webshop oder ein Kundenportal. Jemand tippt sie ab, prüft Kunde und Preis und schickt eine Bestätigung. Vliegwiel übernimmt das Abtippen und Bestätigen. Ihr Team behält die Abweichungen und den Kundenkontakt.

Was Vliegwiel übernimmt

  • Liest Aufträge aus E-Mails, PDF-Anhängen und Webformularen, auch wenn jeder Kunde ein eigenes Format nutzt.
  • Erkennt den Kunden und sucht Artikelnummern, Preise und Lieferadresse in Ihrem System.
  • Legt den Auftrag vor oder erfasst ihn direkt, je nachdem, was Sie vereinbaren.
  • Verschickt die Auftragsbestätigung und später die Sendungsverfolgung.

Was bei Ihrem Team bleibt

  • Abweichungen: eine nicht machbare Lieferzeit, ein falscher Preis, ein unbekannter Artikel.
  • Kundenkontakt zu Ausnahmen, Rabatten und neuen Vereinbarungen.
  • Die Entscheidung, was Vliegwiel selbst erledigen darf und was zuerst ein Mensch prüft.

So läuft ein Auftrag (Beispiel der Arbeitsweise)

  1. VliegwielEin Kunde schickt eine Bestellung als PDF. Vliegwiel liest die Positionen, erkennt den Kunden und findet die Artikel.
  2. VliegwielEin Artikel hat eine längere Lieferzeit als gewünscht. Vliegwiel legt den Auftrag vor und markiert diese Position.
  3. Ihr TeamIhre Kollegin sieht die Markierung, ruft den Kunden an und vereinbart ein anderes Lieferdatum.
  4. VliegwielVliegwiel übernimmt das neue Datum, schickt die Bestätigung und bereitet die Rechnung vor.
  5. Ihr TeamIhre Kollegin vermerkt, dass dieser Kunde künftig Teillieferungen akzeptiert. Vliegwiel berücksichtigt das beim nächsten Auftrag.

Was Sie brauchen

Ein Postfach oder Portal, in dem die Aufträge ankommen, und ein System, in das sie gehören: Ihr ERP, Ihre Buchhaltung, Ihr Webshop oder eine Tabelle. Viele Programme haben eine Schnittstelle (API). Wo es keine gibt, suchen wir gemeinsam einen praktikablen Weg. Der kostenlose Prozess-Check zeigt, was bei Ihnen möglich ist.

Häufige Fragen

Kann KI meine Auftragsabwicklung übernehmen?

Den wiederkehrenden Teil ja: Aufträge lesen, erfassen und bestätigen. Abweichungen bei Lieferzeit, Preis oder Artikel legt Vliegwiel Ihrem Team vor.

Funktioniert das auch mit Aufträgen in unterschiedlichen Formaten?

Ja. Vliegwiel liest E-Mails, PDF-Anhänge und Formulare, auch wenn jeder Kunde ein eigenes Format nutzt.

Erfasst Vliegwiel Aufträge selbst oder legt es sie vor?

Das vereinbaren Sie. Viele Unternehmen beginnen mit dem Vorlegen und lassen Vliegwiel danach immer mehr selbst erfassen.

Neugierig, was Vliegwiel bei Ihnen übernehmen kann?

Im kostenlosen Prozess-Check schauen wir Ihrem Team einen halben Tag zu. Sie erhalten einen kurzen Plan: was Vliegwiel übernehmen kann und was es Ihrem Team bringt.

Kostenlosen Prozess-Check planen