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KI neben neuen Mitarbeitenden: so funktioniert es

Wenn Sie jemanden für Innendienst, Verwaltung oder Kundenservice einstellen, ist das der richtige Moment, auf die Arbeit selbst zu schauen. Welcher Teil braucht einen Menschen, und welcher ist jeden Tag gleich? Dieser Artikel erklärt, wie Sie das aufteilen.

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Warum der Zeitpunkt der Einstellung zählt

Neue Mitarbeitende lernen die Arbeit so, wie sie heute läuft, einschließlich Abtippen und Nachschlagen. Wer das später ändern will, muss Gewohnheiten aufbrechen. Richten Sie den Prozess ein, bevor jemand anfängt, lernt die neue Kollegin sofort die Version, in der der wiederkehrende Teil schon erledigt ist.

Wie Sie die Arbeit aufteilen

Eine einfache Faustregel: Geben Sie Vliegwiel, was jedes Mal gleich läuft, und lassen Sie bei Menschen, was Urteilsvermögen oder Kontakt erfordert.

  • Vliegwiel: Daten übernehmen, nachschlagen, nach festen Regeln prüfen, bestätigen und erinnern.
  • Mitarbeitende: Abweichungen beurteilen, mit Kunden sprechen, Vereinbarungen treffen und den Prozess verbessern.

Wie die ersten Wochen aussehen

  1. VliegwielWoche 1: Vliegwiel läuft bereits. Die neue Kollegin sieht, welche Aufgaben es übernimmt und welche es weitergibt.
  2. Ihr TeamWoche 1 bis 2: Sie erledigt die weitergegebenen Aufgaben: Abweichungen, Rückrufe, Ausnahmen.
  3. Ihr TeamWoche 2 bis 4: Sie gibt Rückmeldung, was besser laufen kann. Wir passen Vliegwiel daraufhin an.
  4. VliegwielDanach: Vliegwiel übernimmt die Verbesserungen, und Ihr Team hat mehr Zeit für Kunden.

Was es nicht ist

Es ersetzt die Stelle nicht. Die wiederkehrende Arbeit verschwindet, aber die Arbeit, die einen Menschen braucht, bleibt, und das ist oft genau die Arbeit, für die Sie jemanden suchen. Die Stelle wird dadurch attraktiver, nicht überflüssig.

Häufige Fragen

Müssen neue Mitarbeitende technisch versiert sein?

Nein. Vliegwiel arbeitet in den E-Mails und Systemen, die Sie schon nutzen. Ihr Team sieht nur die Aufgaben, die es übernehmen soll.

Wie lange dauert die Einrichtung?

Den Prozess-Check planen wir innerhalb einer Woche, der Aufbau dauert meist zwei bis vier Wochen. Das passt oft in eine Bewerbungsphase.

Neugierig, was Vliegwiel bei Ihnen übernehmen kann?

Im kostenlosen Prozess-Check schauen wir Ihrem Team einen halben Tag zu. Sie erhalten einen kurzen Plan: was Vliegwiel übernehmen kann und was es Ihrem Team bringt.

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