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Was lässt sich mit KI automatisieren und was nicht?

KI kann viel, aber nicht alles gleich gut. Für ein kleines oder mittleres Unternehmen ist nicht die Frage, ob etwas technisch geht, sondern ob es zuverlässig genug ist, um jeden Tag zu laufen. Diese Einteilung hilft bei der Wahl.

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Gut zu automatisieren

  • Daten aus E-Mails, PDFs und Formularen in Ihr System übernehmen.
  • Nachschlagen und abgleichen: Passt die Rechnung zur Bestellung, ist der Artikel auf Lager.
  • Standardnachrichten: Bestätigungen, Erinnerungen, Sendungsverfolgung, Statusmeldungen.
  • Sortieren und weiterleiten: Welche E-Mail ist ein Auftrag, eine Beschwerde oder eine Frage.
  • Entwürfe vorbereiten, die ein Mensch nur noch gegenlesen muss.

Besser bei Menschen lassen

  • Entscheidungen mit finanziellen oder rechtlichen Folgen ohne feste Regel.
  • Gespräche, die Vertrauen oder Einfühlungsvermögen brauchen, etwa Beschwerden.
  • Verhandlungen über Preis, Lieferzeit oder Bedingungen.
  • Situationen, die so selten sind, dass es kein Muster gibt.

Die Grauzone: zusammenarbeiten

Viel Arbeit liegt dazwischen. Ein Auftrag ist meistens Standard, aber manchmal weicht die Lieferzeit ab. Dann funktioniert es am besten, wenn Vliegwiel den Standardteil erledigt und die Abweichung mit allen Daten Ihrem Team vorlegt. So entscheidet der Mensch, wo es darauf ankommt, ohne das Abtippen drumherum.

Vier Fragen, um einen Prozess zu beurteilen

Dreimal ja ist ein guter Kandidat. Im kostenlosen Prozess-Check gehen wir das gemeinsam durch.

  • Kommt die Arbeit mindestens ein paar Mal pro Woche vor?
  • Läuft sie meistens gleich ab?
  • Stehen die nötigen Informationen in E-Mails, Dokumenten oder einem System?
  • Ist klar, wann ein Mensch draufschauen muss?

Häufige Fragen

Welche Prozesse sollte man zuerst automatisieren?

Prozesse, die häufig vorkommen und meistens gleich ablaufen, etwa Auftragserfassung, das Einlesen von Rechnungen oder Standardanfragen von Kunden.

Macht KI Fehler?

Manchmal, deshalb arbeitet Vliegwiel mit Kontrollen: Im Zweifel oder bei einer Abweichung legt es die Aufgabe einem Menschen vor, statt zu raten.

Neugierig, was Vliegwiel bei Ihnen übernehmen kann?

Im kostenlosen Prozess-Check schauen wir Ihrem Team einen halben Tag zu. Sie erhalten einen kurzen Plan: was Vliegwiel übernehmen kann und was es Ihrem Team bringt.

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